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Wer am Anfang eines Arbeits- bzw. Lernprozesses steht, tut gut daran, sich zunächst einmal darüber klar zu werden, was am Ende erreicht werden soll. Daher gehört das Setzen von erreichbaren Zielen an den Anfang eines effizienten • Arbeits- und Zeitmanagements.

Je präziser die Ziele eines Arbeitsprozesses erkannt, erfasst und formuliert werden, desto effizienter lassen sich die zu ihrer Erreichung nötigen Anstrengungen planen und in die Praxis umsetzen. Aus diesem Grunde sollte man sich bei dieser Phase der Arbeits- und Zeitplanung hinreichend Zeit lassen und sich auch bei der Formulierung von Zielen nicht mit der erstbesten Formulierung zufrieden geben.

Im Allgemeinen sind nicht alle Ziele, die erreicht werden sollen, gleich wichtig. Manche besitzen für den weiteren Arbeitsprozess einen Schlüsselcharakter. Nur wenn sie in einer bestimmten Art und Weise erreicht werden, können die weitergehenden Ziele angegangen werden. Sie haben eine strategische Bedeutung. Andere wiederum besitzen nicht diesen Stellenwert und können gewissermaßen nebenbei erreicht werden.

Außerdem lassen sich Ziele auch danach einteilen, ob sie in kurzer oder längerer Zeit erreicht werden können bzw. sollen. Dabei hat sich die Dreiteilung in kurzfristige, mittelfristige und langfristige (auch: längerfristige) Ziele bewährt. Dabei sind die dieser Dreiteilung zugrunde liegende Zeiteinteilung natürlich relativ zu verstehen. Das bedeutet, dass Ziele, die in einem vorgegebenen Zeitraum vergleichen mit den anderen in relativ kurzer Zeit erreicht werden können, von jenen zu unterscheiden sind, für die eben ein vergleichsweise längerer Zeitraum vorzusehen ist.

Effizient oder effektiv?

Die Begriffe Effizienz und Effektivität, sowie die ihnen zugehörigen Adjektive effizient und effektiv, werden im Arbeits- und Zeitmanagement häufig verwendet. Meistens werden sie als Synonyme verwendet, und doch haben sie bei genauerem Hinsehen wichtige Bedeutungsunterschiede, die im Lexikoneintrag der Dudenredaktion  deutlich zum Ausdruck kommen:

Während es bei der Effektivität also etwa darum geht, Dinge richtig und damit wirkungsvoll zu tun (tätigkeitsorientiert), zielt der Begriff der Effizienz darauf ab, das Richtige unter optimaler Nutzung der Möglichkeiten und Mittel zu tun (zielorientiert.)

Nach der Festlegung und Formulierung von Zielen kommt es darauf an, den Arbeitsprozess immer wieder unter dem Blickwinkel der Ziele unter die Lupe zu nehmen.
Dazu sollten Sie sich ihre kurzfristigen, mittelfristigen und längerfristigen Ziele immer wieder bewusst machen.
Dabei helfen:

• eine an gut sichtbarer Stelle aufgehängte Liste mit ihren Zielen

• Datumsmarker, die z. B. mit einem Häkchen mit Datumsangabe kennzeichnen, wann sie sich die Ziele als Ganzes oder auch nur Teilziele während Ihres Arbeitsprozesses (erneut) bewusst gemacht haben.

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 11.01.2024

1. Erläutern Sie die Bedeutungsunterschiede zwischen Effizienz und Effektivität im Zusammenhang mit den Erfordernissen des Zeitmanagements.

2. Formulieren Sie dazu Sätze nach dem Muster:

   • Ein effektives Zeitmanagement sollte/muss ...

   • Effizientes Zeitmanagement sollte/muss ..

 
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