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System-Planer:
Aufgaben- und Projektmanager
Ursprünglich: Ein Prinzip der Vermögensverteilung
Zu Beginn des 20.
Jahrhunderts erkannte der italienische Soziologe und Ökonom »Vilfredo
Frederico Pareto (1848-1923), dass 20 Prozent der italienischen Familien
über rund 80 Prozent des Volksvermögens verfügten.Die davon abgeleitete Pareto-Verteilung
beschreibt, dass in einer Menge eine kleine Anzahl von bewerteten Elementen
sehr viel zum Gesamtwert der Menge beitragen kann, während der
überwiegende Teil der Elemente nur sehr wenig zum Gesamtwert beiträgt.
Diese Gesetzmäßigkeit ist in der Folge auch auf andere Lebensbereiche
übertragen worden und hat auf diesem Weg auch Eingang in das
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Arbeits- und Zeitmanagement
gefunden.
Im Allgemeinen wird diese Gesetzmäßigkeit als Pareto-Prinzip,
Pareto-Formel, 80/20-Regel oder 80/20-Prinzip
bezeichnet.
Im Alltagsleben lässt sich das beobachten, z. B
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Meistens tragen wir nur 20% der
Kleidung, die wir im Kleiderschrank haben.
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In Besprechungen kommt in 20%
der Zeit gewöhnlich zu 80% der Beschlüsse.
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Am Schreibtisch lassen sich mit
20% der Zeit ungefähr 80% der Aufgaben bewältigen.
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Wer ein Referat am PC erstellt,
braucht nicht selten 80% seiner Zeit dafür, das Ganze mit Formatierungen
etc. in "Form" zu bringen.
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...
Mit dem Pareto-Prinzip kann man
Die 80:20-Regel in der ökonomischen Praxis
Auch wenn das Zahlenverhältnis der Pareto-Regel nicht schematisch überall
und auf jeden einzelnen Fall genau so zutrifft, sollte man die darin
ausgedrückte Gesetzmäßigkeit beachten.
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Wer seine Zeit optimal
planen will, muss wissen, dass im Allgemeinen 20 Prozent der Aufgaben und Aktivitäten so
wichtig sind, dass sich damit 80 Prozent des Arbeitserfolges erzielen
lassen.
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Die restlichen 80% der Zeit dagegen bringen nur noch 20% des
Ergebnisses zustande.
Das Verhältnis von Einsatz und Mitteln beträgt unter
diesem Blickwinkel 80:20. (= 80:20-Regel) Dabei gilt die 80:20-Regel
nicht nur bei der Verteilung der Zeit.
Insbesondere in der Wirtschaft hat das Pareto-Prinzip eine große
Bedeutung, da man mit seiner Anwendung eine höhere Effizienz von Kosten und
Nutzen erreichen kann. So hat man z. B. festgestellt, dass
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bei der Produktion von Gütern
20% der Produktionsfehler für 80% des Ausschusses verantwortlich sind,
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im Verkauf 2 von 10 Verkäufern
80% des Umsatzes machen,
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im Verlagswesen mit nur 20% der
Bücher 80% des Umsatzes gemacht werden,
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20% der Kunden 80% des Umsatzes
bringen.
Besonders interessant dabei: Die Effektivität einer Arbeit kann danach
nicht mehr notwendigerweise an der Zeit festgemacht werden, die man zu der
Bewältigung einer Aufgabe bzw. Durchführung einer Aktivität benötigt.
Wer demnach bei allem nach Perfektion strebt und dabei immer 100%
erreichen will, wird sich nicht nur Stress bereiten, sondern auch unterm
Strich viel Zeit und Energie verlieren.
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Besser ist es daher meistens, sich
für weitere 80%-Ergebnisse anzustrengen, also seine Energie in die jeweils
noch zur Perfektion fehlenden 20% zu stecken.
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20% der Aktivitäten sind
demnach so wichtig, dass sie mit ihrer Erledigung 80% des Erfolgs ausmachen.
Der Drang, alles möglichst perfekt machen zu wollen, ist dabei für viele
Menschen ein erlerntes Verhaltensmuster, das häufig auf Erfahrungen zurückgeht, die
bereits in der Kindheit gemacht worden sind.
Insbesondere die Eltern tragen
dazu mit ihren Vorstellungen darüber, was wichtig und falsch ist und was o.k.
und nicht o.k. ist, dazu bei, dass viele Menschen inneren und unbewussten
Impulsen folgen, die man in der ▪
Transaktionsanalyse auch "▪
Antreiber"
nennt.
Das heißt natürlich nicht, dass es nicht Aufgaben gibt, die wirklich
hundertprozentig erfüllt werden müssen. Man kann den Bau einer Brücke ja
auch nicht abbrechen, wenn erst 80% der benötigten Spannweite erreicht ist.
Und eine Mathematikaufgabe verlangt im Allgemeinen ja auch ein klares, und
zwar hundertprozentiges Ergebnis.
Für das Bewältigen von Lernaufgaben kann die Prioritätensetzung
nach dem Pareto-Prinzip eine hilfreiche Methode sein.
Nicht selten stehen in
der Schule oder im Studium gleichzeitig eine Vielzahl von Aufgaben an, die
in einem absehbaren Zeitraum gelöst werden sollen.
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Da ist eine ▪
Präsentation vorzubereiten,
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dort muss eine Französisch-Klausur
vorbereitet werden,
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hier steht eine komplexe Mathehausaufgabe an und
-
dort
muss ein Kunstbild gezeichnet werden.
Wenn dann, wie es schließlich im
Schulalltag immer wieder vorkommt, alles auf einmal erledigt werden muss,
lohnt es ohnehin kaum, nach Perfektion bei der Lösung der Aufgaben zu
streben.
Pareto verlangt auch eine angemessene Selbsteinschätzung
Voraussetzungen für die Anwendung des Pareto-Prinzips für solche
Lernaufgaben sind vor allem ▪
metakognitive Fähigkeiten, die
Fähigkeit also, sein eigenes Lernen im Hinblick auf
Leistungsvermögen und Leistungsstand angemessen einzuschätzen, und
eine klare ▪
Zielformulierung.
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Nur wer seine Stärken und Schwächen kennt, kann auch jene
Erfolgsfaktoren identifizieren, mit denen sich bei 20-prozentigem Einsatz
80% des Erfolgs ergeben.
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Nur wer die konkreten Ziele einer Lernaufgabe kennt und überprüft,
welche Techniken und Methoden zunächst einmal für einen etwa
80-prozentigen Erfolg in Frage kommen, kann damit eine sinnvolle
Prioritätensetzung vornehmen.
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Wer sich bei zehn Lernaufgaben, die bewältigt werden sollen, mit acht
Aufgaben befasst, unter denen sich nicht die beiden wichtigsten befinden,
hat eben nur 20% dessen geschafft, was eigentlich nötig gewesen wäre. Ein
klassischer Fall für das, was man gemeinhin auch einfach "Verzetteln"
nennt.
In der Regel wird es, jedenfalls ohne längere Erfahrung im Umgang mit der
Pareto-Regel und den entsprechenden Voraussetzungen, nicht einfach sein, den
Ansatz zur Prioritätenbestimmung auch in die Praxis des Lernens umzusetzen.
Daher wird die
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ABC-Analyse
wohl die praxisgerechtere Lösung darstellen.
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System-Planer:
Aufgaben- und Projektmanager
Gert
Egle, zuletzt bearbeitet am:
11.01.2024
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