Die erste Stufe zur
• Steuerung von Arbeitsabläufen (Workflow) im Konzept des
• Getting Things Done® stellt
die Grundlage für die nachfolgenden Schritte dar. Dabei geht es ganz
allgemein darum, alles, was unsere Aufmerksamkeit erfordert, lückenlos zu
erfassen.
Unerledigtes und offene Enden, die sich sich als anfallendes
Zeug in unserem Kopf oder sonst wo befinden, müssen zu 100% auf den Tisch.
Das
dauert seine Zeit, ist aber in jedem Fall seine Zeit wert. Allen berichtet
davon, dass die Erfassungsphase allein schon mal 20 Stunden gedauert hat,
gewöhnlich aber wohl zwischen einer und sechs Stunden beansprucht. (vgl.
Allen
2004, S. 134)
Die anfallenden Dinge landen im
Eingang bzw. Eingangskorb, der nach Allen kein Behälter zur
Aufbewahrung (collection bucket), sondern eine
reine Bearbeitungsstation
darstellt. (vgl.
ebd., S.155)
In der Realität wird eine fortlaufende hundertprozentige Erfassung der
anfallenden Dinge naturgemäß zwar ein Ideal bleiben. Dennoch soll
sie die
Motivation erhalten, die anfallenden Dinge immer wieder aufzuräumen, statt
sie lediglich in ihrem Zustand zu belassen.
Das Erfassen der anfallenden Angelegenheiten und inneren Verpflichtungen
umfasst zwei Komponenten:
Dabei
soll man in seiner Umgebung alles zusammengetragen,
was "was so, wie es beschaffen ist, nicht da ist, wo es auf die Dauer
hingehört." (vgl.
Allen
2004, S. 137) Um diese Dinge zu erkennen, ist es hilfreich
zwischen Dingen, die eigentlich kein Handeln erfordern, und Angelegenheiten,
die eine physische Handlung erheischen, zu unterscheiden.
Dinge, die eigentlich
kein Handeln erfordern, können dort belassen werden, wo sie sind.
Dazu zählen, wenn nicht aus irgendeinem Grund doch Handlungsbedarf besteht,
u. a.:
-
Arbeitsmaterialien (Papier, Schreibblöcke, Büroklammer,
Haftnotizblöcke, Klebstoffe usw.
-
Allgemeine Unterlagen (Wörter-,
Schulbücher, Enzyklopädien, Adressen- und Telefonverzeichnisse,
Software-Handbücher usw.)
-
Dekorationsgegenstände (Fotos,
Andenken, usw.)
-
Ausstattungsgegenstände (Telefon,
PC, Drucker, Schreibtisch usw.
Alles andere wandert
mit Datum versehen, wenn es materiell
geht, in den Eingang bzw. den Eingangskorb. Ein solcher
Eingangskorb kann je nach Platz so groß
sein, dass er auch größere Gegenstände aufnehmen kann, die eine Aktivität
erfordern (z.B. ein Lernposter, eine Wandzeitung, eine CD-ROM). Dadurch kann
es in einem solchen Fall ein richtiger Eingangs"korb" werden. Dennoch: manche Sachen sind einfach zu groß, als dass sie in den
Eingangskorb hineinpassen und für die Menge der anfallenden
Dinge ist auch der größte Korb zu klein. Mit
Platzhaltern, die auf die zu großen Sachen verweisen, oder weiteren
Stapeln um den Eingangskorb ist da schnell Abhilfe gefunden. Solche Dinge
finden sich an den verschiedensten Orten:
-
auf dem Schreibtisch, den viele als Ganzes mit Stapeln rechts und
links zum Eingangskorb machen
-
in
Schubladen des Schreibtischs
-
auf
Abstellflächen jeder Art (Tische,
Schränke, Sideboards, Kisten)
-
in
Schränken
-
auf
dem Fußboden
-
an den Wänden angepinnt
-
in offenen Regalen
-
im PC, Notebook,
Tablet, Smartphone (E-Mails, SMS, Instant Messages oder Outlook-Listen ausdrucken!)
-
auf dem
Anrufbeantworter, als Voice-Mail (schriftliche Notiz verfassen!)
Ferner gehören
Ausrüstungsgegenstände, Stecker und Anschlüsse für den PC etc. dazu,
wenn sie u. U. nicht richtig funktionieren. (vgl.
Allen
2004, S. 142ff.)
Sind die materiellen Dinge zusammengetragen, geht es an das
"Großreinemachen im Kopf" (ebd.,
S.145). Bei diesem Arbeitsschritt geht es darum, alles, was "nur"
im Kopf unsere Aufmerksamkeit beansprucht, also rein mental repräsentiert
ist, zu erfassen. Dazu notiert man jeden einzelnen Gedanken, jeden
Idee, jedes Projekt oder Ding, das unsere Aufmerksamkeit erfordert, auf
ein eigenes Blatt Papier. Dies kann 20 bis 60 Minuten dauern. Wichtig
ist dabei vor allem, dass man einen assoziativen Fluss von Gedanken und
Gefühlen erlebt, in dessen Verlauf manches wie zufällig ins Bewusstsein
gelangt. Dabei ist es nicht nur unerheblich, sondern sogar wünschenswert,
wenn sich in diesem Prozess Wichtiges und weniger Wichtiges, Privates und
Berufliches/Schulisches munter abwechseln.
Das mentale Erfassen von anfallenden Dingen und Sachen, die einen
beschäftigen, aber noch nicht in Handlungen umgesetzt worden sind, verlangt
Konzentration und Ruhe. Um die Assoziationen fließen lassen zu können, lohnt
es sich eine kurze Entspannungsphase, eventuell auch mit musikalischer
Begleitung, voranzustellen. Sollten die Gedanken dennoch nicht recht
fließen, kann man sich auch mit einer zunächst allgemeinen, später deutlich
konkreteren Liste von unabgeschlossenen Vorgängen (•
open
loops) behelfen.
Die erste Stufe zur
• Steuerung von Arbeitsabläufen (Workflow) endet in der Regel mit
einem restlos vollen Eingangskorb. Diese Lage kann einem auf den
ersten Blick angesichts der u. U. weit über hundert anfallenden Dinge auch
schnell aussichtslos vorkommen. Darum ist es notwendig, sich bewusst zu
machen, warum man alles in dieser Art und Weise zusammengetragen hat. Was
zusammengetragen worden ist, wird im nächsten Schritt durchgearbeitet. Darin
besteht der Sinn im Rahmen des fünfstufigen Workflows, der dazu führen soll,
dass die Dinge aus dem Kopf sind und erledigt werden. Dies geschieht
auf der 2.Stufe beim
• Durcharbeiten des Eingangs bzw.
Eingangskorbs.
-
Vermeiden Sie beim
Zusammentragen im Interesse des Ganzen schon ins Aufräumen und Ordnen der
Dinge zu kommen.
-
Zögern Sie nicht, Sachen in den
Müll zu werfen, wenn Sie Eindruck gewonnen haben, dass die Dinge unnötig
sind, keinen Informationswert für Sie besitzen und von Ihnen nicht
beeinflussbar sind.
-
Bringen Sie zunächst alles,
auch das in analogen Organizern und digitalen Systemen Gespeicherte in den
Eingangskorb als einzigen Behälter.
-
Wenn Sie beim Zusammentragen
auf bislang verschüttete Dinge stoßen, von denen Sie meinen, dass sie
diese unter keinen Umständen wieder verlieren dürfen, dann legen Sie ruhig
im Vertrauen auf den ganzen 5-stufigen Workflow in den Eingangskorb oder
richten Sie sich notfalls einen Behälter/Stapel "Dringend" ein, um sich zu
beruhigen.
(vgl.
Allen
2004, S. 140ff.) Gert
Egle, zuletzt bearbeitet am:
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