Beim •
Durcharbeiten, der zweiten Stufe zur
• Steuerung von Arbeitsabläufen (Workflow) im Konzept des
• Getting Things Done®, wird das,
was auf der • ersten Stufe erfasst worden
ist, Punkt für Punkt durchgegangen. Damit soll der Eingang bzw.
Eingangskorb, der beim Erfassen gefüllt worden ist, wieder geleert werden.
Beim
Durcharbeiten sollte man indessen bestimmte
Richtlinien beachten.
Das Mittel, um den Eingangskorb zu leeren, besteht darin, mit
drei Leitfragen bzw.
Fragenkomplexen die einzelnen anfallenden Dinge wahrzunehmen und
herauszufinden, worum es sich dabei handelt, was sie für einen bedeuten und
ob, man in der Sache zur Erreichung des Ziels etwas tun kann. Dabei sollen
die einzelnen Positionen des Eingangskorbes zügig in einem vergleichsweise
kurzen Zeitraum betrachtet werden. Diese Leitfragen sind:
Während es bei der ersten Frage, um das genaue Wahrnehmen und
Identifizieren der einzelnen Aufgabe, der inneren Verpflichtung oder des Projektes geht,
zielt darauf, was beim
Durcharbeiten erreicht werden soll.
Indem man klärt, was die Sache für einen bedeutet, wird entschieden, ob
•
in der Sache überhaupt
etwas zu tun ist
oder nicht.
Das Durcharbeiten soll dabei drei Prinzipien folgen:
Das
Durcharbeiten des Eingangskorbs erfolgt stets in einer linearen Reihenfolge
der Dinge, und zwar so, wie sie sich im Eingangskorb befinden. Nur im
Ausnahmefall sollte man die Positionen des Eingangskorbs nach ihrer
Dringlichkeit durchsehen, da dieses Verfahren die Gefahr birgt, dass nur die
Dinge bearbeitet werden, nach denen einem im Augenblick der Sinn ist. Die
Folge: "Das Zeug wird sich wieder über Ihren Schreibtisch und Ihr Büro
ausbreiten." (Allen
2004, S. 155)
Es macht erfahrungsgemäß wenig Sinn von der Regel "Was oben
liegt, zuerst!" abzuweichen. Das gilt selbst dann, wenn man beim Durcharbeiten
in dieser Reihenfolge auf etwas stößt, das zunächst keine rechte Antwort auf die oben genannten Leitfragen
zulässt. Dann einfach eine weiter unten liegende Sache aufgreifen, ist
nämlich keine gute Idee. Als Folge solcher Ablenkung entstehen daraus bestenfalls so genannte "»Hmmmpf-Stapel«
am Rand des Schreibtischs" (ebd.,
S. 155, Hervorh. d. Verf.) Im Ausnahmefall, und dies eigentlich nur bei
bestimmten Persönlichkeitstypen, kann es auch einmal angeraten sein, mehrere
Aufgaben gleichzeitig vom Stapel zu nehmen.
Wenn etwas erstmals aus dem Eingangskorb genommen worden ist, sollte
entschieden werden, was damit zu tun ist und wohin es gegebenenfalls
weitergeleitet werden soll.
Gert
Egle, zuletzt bearbeitet am:
11.01.2024
|