Die
• Steuerung von Arbeitsabläufen im
Rahmen Ihres persönlichen Arbeits- und Zeitmanagements kann nur gelingen,
wenn Sie den Überblick über alle ihre Projekte, Arbeitsschritte und Termine
bewahren. Dabei soll die Überprüfung der geplanten oder laufenden
Aktivitäten dafür sorgen, dass man die Kontrolle darüber bewahrt.
Zugleich aber soll – und dies ist ja eines der grundlegenden Ziel im
• Konzept von Getting Things Done® der Kopf
frei bleiben können für das, was konkret anzugehen bzw. zu erledigen ist.
Alles, was auf ihren unterschiedlichen Listen (•
Projektlisten,
• Listen der nächsten Schritte,
• Listen "Warten auf" und
• Listen "Vielleicht oder irgendwann")
steht, bezeichnet Allen als "lose Enden" (•
Open
loops)
Überprüfen und Bewahren der Kontrollüberzeugung
Das
Überprüfen des laufenden Workflows ist unerlässlich, wenn man auf Dauer
Erfolg haben will. Wer mit einem Listen-System arbeitet, wird also immer
wieder eine Durchsicht seiner Eintragungen vornehmen müssen, um die
Arbeitsläufe, so wie sie geplant sind, auch umsetzen zu können. Dabei ist
natürlich an keine „sklavische“ Planungstreue gedacht, die verhindert,
einmal getroffene Entscheidungen unter veränderten Voraussetzungen zu
revidieren. Wichtig ist nur, dass solche Abweichungen von der Planung
bewusst und reflektiert erfolgen und zugleich in revidierte Planungsschritte
umgesetzt werden. So bleibt ihr Arbeits- und Zeitmanagement dynamisch und
entwickelt sich mit ihren Aufgaben mit. Der "Worst Case", der auch meistens
psychisch nicht gerade gut tut, ist der Kontrollverlust über die Vielzahl
anstehender Aufgaben und Projekte. Ist dieser nämlich erst einmal im Gang,
brechen häufig alle Dämme. Als Folge davon "wurstelt" man sich mit
"schlechten Gefühlen" durch, gerät unter »Stress
(»Distress)
und muss diesen Kontrollverlust häufig noch mit körperlichen Problemen
(Unruhe, Schlafproblemen etc.) oder der Entwicklung eines komplexen »Burnout-Syndroms
mit emotionaler Erschöpfung, Antriebsschwäche, leichter Reizbarkeit,
Gleichgültigkeit gegenüber anderen usw., teuer bezahlen. Wer unter Burnout
leidet, wird dem komplexen psychischen Geschehen freilich kaum mit Mitteln
des hier dargestellten Selbstmanagements zu Leibe rücken können. Und doch
können solche Techniken Teil einer Therapie sein.
Ist der Kontrollverlust aber nicht auf ein derartiges Krankheitsbild
zurückzuführen, kann man die Kontrolle als Ergebnis einer Willensleistung
auch wieder zurückgewinnen, wenn sie einmal verlorengegangen sein sollte.
Mit dem Überprüfen der gesetzten Ziele und Aktivitäten kann eben jene »Kontrollüberzeugung
zurückgewonnen werden, die als Grundlage jeder Form von Selbststeuerung
anzusehen ist.
Das Überprüfen des strukturierten Listensystems ist zunächst einmal
nichts anderes als eine einfache Durchsicht, mit der Sie versuchen, die Open
loops zwar im Blick zu haben, aber auch aus dem Kopf zu bekommen. Das
betrifft • To-Do-Listen ebenso wie ein
differenziertes Listenmanagements nach dem Muster des
• GTD®-Konzepts.
Neben der Erinnerung an die laufenden Projekte hat diese Durchsicht eben vor
allem auch einen für das Selbstmanagement äußerst positiven Effekt. Indem
Sie sich nämlich diese Aufgaben mit ihren entsprechenden Planungen auf diese
Weise zumindest kurzfristig, aber in steter Regelmäßigkeit ins Bewusstsein
rücken, wirken Sie allen jenen spontanen Handlungsimpulsen entgegen, die sie
angesichts einer Vielzahl mehr oder minder drängender Aufgaben, immer wieder
verleiten, vom geplanten Weg abzuweichen. So darf man nicht vergessen, dass
es natürlich Aufgaben und Vorhaben gibt, die uns einfach stärker als andere
psychisch belasten. So macht uns unter Umständen die Vorstellung, wir
könnten bei ihrer Bewältigung versagen oder wir könnten bestimmte Dinge
nicht in dem dafür vorgesehen Zeitfenster erledigen Angst. Und diese Angst
wiederum kann zur Quelle des Kontrollverlusts werden, der dazu führt, dass
wir die gut durchdachten Wege verlassen, die uns wahrscheinlich eher zum
Ziel bringen. Wer sich z. B. auf eine Prüfung vorbereitet, weiß wie sehr
einen derartige Ängste lähmen können.
Auch wenn solche Versagensängste beim Arbeits- und Zeitmanagement wie
auch in vielen anderen Fällen keine guten Ratgeber sind, wenn man ihnen
einfach nachgibt, so können sie auf der anderen Seite natürlich auch ein
Marker dafür sein, unsere Planungen noch einmal zu überdenken. Auch in einem
solchen Fall geht es aber darum, die Kontrolle über die Dinge zu bewahren,
ohne die man sie eben nicht geregelt bekommt. Abhilfe schafft also auch
hier, die Dinge aus dem Kopf und doch unter Kontrolle zu haben.
Wie oft soll man sein Organisationssystem durchsehen? (•
Der
Wochenüberblick)
Wie häufig man sein strukturiertes Listensystem durchgehen sollte, lässt
sich nicht so ohne weiteres festlegen. Grundsätzlich sollte hier jeder von
der Funktion der Durchsicht ausgehen, die Dinge aus dem Kopf zu bekommen und
doch unter Kontrolle zu haben. Wann sich dies bei dem einzelnen jeweils
einstellt, ist sicherlich sehr unterschiedlich und hängt auch damit
zusammen, wie viel Vertrauen man seinem Selbstmanagement entgegenbringt.
-
So
wird es natürlich mitunter auch seine Zeit dauern, bis man an den Punkt
gelangt, an dem man mit "guten Gefühlen", Dinge aus seinem Kopf verbannen
kann, die einfach nicht zur Erledigung anstehen.
-
Und auch Versagensängste,
die vielleicht eine weitaus tiefere psychische Ursache haben, lassen sich
nicht einfach per Liste aus der Welt schaffen.
So lässt sich hinsichtlich
der Häufigkeit der Durchsicht wohl nur sagen, dass man dies so häufig tun
sollte, wie es einem wirklich hilft, sich den Zielen des Selbstmanagements
anzunähern. Und das wiederum verlangt, neben dem sorgsamen Auflisten von
Projekten, Aufgaben, nächsten Schritten, zu erledigenden Dingen usw. vor
allem auch eines: Achtsamkeit für die eigene Person, ihre Möglichkeiten,
aber eben auch Grenzen. Und, da wir oft dazu tendieren, uns mehr aufzuladen,
als wir wirklich zu unserer Zufriedenheit bewältigen können, gehört dazu
auch die Fähigkeit, nein zu sagen.
Neben dem •
Terminkalender (oder
• To-Do-Listen), die eben wohl am häufigsten
durchgesehen werden müssen, sollte man, so empfiehlt
Allen
(2004, S. 69), sein ganzes in Listen gefasstes Selbst-, Arbeits- und
Zeitmanagement wöchentlich einmal durchsehen. (•
Der
Wochenüberblick)
Um zu verdeutlichen, welche Effekte das regelmäßige Durchsehen des
Listensystems haben kann, führt
Allen
(2004, S.70) eine Situation an, die viele Menschen erleben. Wenn sie z.
B. ihren Urlaub antreten, dann würden wir in der letzten Woche vor einer
großen Reise nämlich alle mit uns selbst und den anderen eingegangenen
Vereinbarungen bereinigen, abschließen, klären und neu bewerten. Im Übrigen
werden derartige Erscheinungen auch bei privaten Krankenversicherungen oder
der staatlichen Beihilfe für Beamte beobachtet. Unmittelbar vor Ferienbeginn
potenzieren sich die Antragseingänge! So gilt vielleicht, zumindest der
Intention nach, auch hier, was Allen betont: "Ich schlage nichts weiter vor, als das wöchentlich statt
jährlich durchzuführen."
Gert
Egle, zuletzt bearbeitet am:
11.01.2024
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