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Persönliches Zeitprotokoll

Überblick

 
 
  Effiziente Arbeits- und Zeitplanung kann einem nur gelingen, wenn man wirklich weiß, wo die eigene Zeit bleibt. Nicht selten kommt es uns vor, dass wir für Vorhaben überhaupt keine Zeit haben, oder wir meinen, dass wir für mehr Zeit haben, als uns tatsächlich zur Verfügung steht. Beide Einschätzungen stehen einem effizienten Umgang mit unserer persönlichen Zeit klar entgegen. Und: Sie wirken sich auf Großes und Kleines, Komplexes und Einfaches, auf längerfristigere oder kurzfristige Vorhaben gleichermaßen aus.

Die eigene Zeit unter die Lupe nehmen

Natürlich müssen wir das, was wir tun, nicht ständig mit einem klaren Zeitraster planen. Doch wer arbeitet, ein bestimmtes Projekt in einer bestimmten Zeit durchführen will, oder seine privaten Aktivitäten koordinieren will, muss sich schon einmal genauer damit befassen, womit er/sie eigentlich ihre Zeit verbringt. Wer ständig das Gefühl hat, dass er für eine oder mehrere Sachen keine Zeit hat, obwohl diese eigentlich erledigt werden müssen, steht zunächst einmal vor den Fragen:

  • Will ich die Aufgaben überhaupt angehen?

  • Will ich dafür Zeit aufwenden?

  • Will ich dafür mehr Zeit aufwenden als bisher?

Wer diese Fragen mit einem Ja beantwortet, sollte sich also Gedanken über seinen Umgang mit der Zeit machen.
Das Beste ist, sich einfach einmal für einen gewissen Zeitraum genau aufzuschreiben, was man eigentlich mit seiner Zeit gemacht hat. Je genauer und penibler man dabei zu Werke geht, um so besser das Ergebnis und um umso eher kommt man den so genannten "Zeitdieben" auf die Spur.

Um herauszufinden, womit man seine Zeit verbringt, lohnt es sich zunächst einmal ein persönliches Zeitprotokoll für einen Zeitraum zu erstellen, der möglichst in seinem Alltag demjenigen gleicht, in dem ein bestimmtes Vorhaben realisiert werden soll. In diesem Zeitprotokoll, das man am besten für eine Woche, u. U. auch für die Dauer von mehreren Wochen, führt, werden alle Tätigkeiten und Handlungen, die im Verlauf eines Tages zwischen Aufstehen und Zu-Bett-Gehen verrichtet werden, aufgezeichnet. Dabei wird die jeweilige zeitliche Dauer der Tätigkeiten notiert.

Die Zeitprotokoll-Tabelle

Ein derartiges persönliches Zeitprotokoll könnte die Form einer Tabelle haben und wie folgt aussehen (... = Leerstellen im Beispiel):

Mit Hilfe der ABC-Analyse kann man im Anschluss an die Erstellung des persönlichen Zeitprotokolls untersuchen, ob man seine Zeit eher für weniger wichtige Aufgaben, die täglichen Routineaufgaben und sonstigen Kleinkram verwendet hat, während die wirklich wichtigen Dinge vernachlässigt worden sind. Werden die Summen für die A-Aufgaben, B-Aufgaben und C-Aufgaben für die im Zeitprotokoll erfassten Aktivitäten gebildet, können die dabei ermittelten Ergebnisse wichtige Erkenntnisse für das persönliche Zeitprofil bringen. Dabei darf natürlich nicht übersehen werden, dass die Freizeitaktivitäten und der Bereich der persönlichen Zeitverwendung (Schlaf etc.) nicht ohne weiteres mit diesen Kriterien erfasst werden können.
Und doch könnte die hier vorgenommene Untersuchung dabei helfen, künftig die Zeit besser zu verteilen. So könnte man u. U. künftig etwa 60% seiner Zeit für A-Aufgaben, 25% für B-Aufgaben und 15% für tägliche Routinearbeiten einplanen.

Das Zeitprotokoll-Mind-Map

Eine andere, sehr gut brauchbare Form stellt die Gestaltung eines persönlichen Zeitprotokolls in Form von Mind Maps dar. Diese können dann, wenn gewünscht oder erforderlich, die Grundlage der obigen Zeitprotokoll-Tabelle darstellen. Die Mind-Map-Form besitzt dabei den Vorzug größerer räumlicher Flexibilität. Wenn man genügend Platz hat, lässt sich dieses Mind Map auf Packpapier an einer Wand aufhängen und erstellen. Ansonsten empfiehlt es sich, für jeden Tag ein derartiges Mind Map zu erstellen. (s. Vorlage)

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am:15.09.2016

 
      
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