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FAQ's - Frequently Asked Questions

Hilfe! - Ich muss ein Protokoll schreiben!


Mit diesem Hilferuf steht man nicht allein. Denn für viele ist die Aufgabe, ein Protokoll zu verfassen, eine rechte Schreckensnachricht. Und irgendwann ist man eben einfach dran.

Wenn Sie noch etwas Zeit haben ...

Unmittelbar vor dem Gespräch (Besprechung, Sitzung o.ä.)

  • Versorgen Sie sich mit ausreichendem Papier für ihre Mitschrift und legen Sie sich funktionsfähiges Schreibzeug (Farbstifte und Textmarker erleichtern u.U. die Übersicht) parat.
  • Setzen Sie sich an einen Platz, von wo Sie alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer gut sehen und hören können. Gut geeignet ist neben dem Leiter bzw. der Leiterin, aber zumindest so, das mit diesem/dieser ein guter Blickkontakt aufgenommen werden kann.
  • Vergewissern Sie sich beim Leiter bzw. der Leiterin des Gesprächs (Besprechung, Diskussion, Sitzung, Versammlung ....), ob ein Ergebnisprotokoll oder ein Verlaufsprotokoll (oder auch Unterrichtsprotokoll) angefertigt werden soll.
  • Klären Sie, ob eine namentliche Nennung der Sprecher im Protokoll gewünscht bzw. erforderlich ist.
  • Erkundigen Sie sich, bis wann das Protokoll fertiggestellt worden sein soll und bis wann und wem es von wem zugestellt werden soll.
  • Nehmen Sie eine möglicherweise schriftlich vorliegende Einladung oder Tagesordnung zu ihren Protokollunterlagen.
  • Bestimmen Sie ggf. einen Termin, an dem Sie dem Leiter bzw. der Leiterin das Protokoll zur Unterschrift vorlegen.

Während des Gesprächs

  • Lassen Sie zu Beginn eine Teilnehmerliste herumgehen oder entnehmen Sie die Anwesenden aus einer derartigen Liste. Erkundigen Sie sich ggf. vor oder nach dem Gespräch beim Leiter oder der Leiterin, ob die für das Gespräch vorgesehenen Teilnehmer vollzählig anwesend waren.
  • Halten Sie das Thema des Gesprächs fest - ggf. können Sie dies der den Teilnehmerinnen und Teilnehmern vorliegenden Tagesordnung entnehmen. (ggf. Protokoll-Mind Map)
  • Nehmen Sie die Tagesordnungspunkte in ihrer Reihenfolge zu Protokoll (ggf. aus der schriftlichen Tagesordnung zu entnehmen).
  • Verwenden Sie für jeden Tagesordnungspunkt bei Ihrer Niederschrift ein eigenes Blatt Papier und nummerieren Sie diese Papiere am oberen linken Seitenrand durch (z.B. Top 2/1)
  • Nehmen Sie Anträge, die von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern gestellt werden, im Wortlaut zu Protokoll und kennzeichnen Sie dies mit Anführungszeichen.
    Lassen Sie sich nicht beirren! Wenn Sie etwas nicht genau verstanden haben oder nicht schnell genug mitschreiben können, lassen Sie sich vom Antragsteller oder dem Leiter den entsprechenden Wortlaut so lange wiederholen, bis Sie ihn notiert haben.
    Lesen Sie den Antrag, sobald er niedergeschrieben worden ist, laut vor und lassen Sie sich vom Antragsteller bestätigen, dass der Antrag korrekt notiert worden ist.
  • Notieren Sie die Abstimmungsergebnisse zu den Anträgen pedantisch genau. Geben Sie dazu die Anzahl der Ja- und Nein-Stimmen und die Anzahl der Enthaltungen an (z.B. 4:8:3).
  • Halten Sie Beschlüsse, insbesondere die Verteilung von Aufgaben und gesetzte Termine genau fest.

Nach dem Gespräch

  • Gehen Sie noch einmal Ihre Aufzeichnungen und Protokollunterlagen (Tagesordnung, Teilnehmerliste, Anlagen etc.) durch und überprüfen Sie diese auf Vollständigkeit.
  • Schreiben Sie das Protokoll in der erforderlichen Form binnen kurzer Frist nieder, um Erinnerungslücken trotz Mitschrift zu vermeiden.
  • Lassen Sie das Protokoll ggf. vom Leiter bzw. der Leiterin unterzeichnen und unterschreiben Sie selbst.
  • Fertigen Sie die erforderlichen Kopien an und verwahren Sie das Originalprotokoll an der dafür vorgesehenen Stelle.
  • Sorgen Sie u.U. dafür, dass jeder Teilnehmer, aber auch die Abwesenden eine Kopie des Protokolls erhalten.

 

      
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