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Protokoll

Überblick


Ein Protokoll ist ein in Form und Inhalt meist standardisierter, schriftlicher Bericht, der über den Inhalt, den Verlauf und das Ergebnis eines Gesprächs (Diskussion, Besprechung, Verhandlung, Sitzung, Unterrichtsstunde) informiert. 
Es basiert im Allgemeinen auf einer Mitschrift während des Gesprächs (vgl. Arbeitstechnik Mitschreiben) und setzt damit genaues und aufmerksames Zuhören und die Fähigkeit zum Erkennen und Aufzeichnen von Wesentlichem voraus. Dazu ist die Kenntnis und die Fähigkeit zur Anwendung geeigneter Methoden beim Mitschreiben nötig. (z.B. Protokoll-Mind Map)

Protokolle haben meistens einen halböffentlichen Charakter. Das bedeutet, dass sie gewöhnlich für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer eines Gesprächs bestimmt sind. Ihnen soll das Protokoll Gedächtnisstütze sein, zur Information über und zur Dokumentation des Gesagten dienen. Außerdem kann damit die Kontrolle getroffener Beschlüsse und Entscheidungen organisiert werden.
Aber auch für diejenigen, die an einem bestimmten Gespräch nicht teilnehmen konnten, stellt ein Protokoll eine verlässliche Informationsquelle darüber dar, was besprochen und ggf. beschlossen worden ist. (FAQ's)

Was inhaltlich ins Protokoll aufgenommen werden soll, hängt von der gewünschten Form/Art des Protokolls (Verlaufsprotokoll- oder Ergebnisprotokoll), von der Problemstellung und vom Zweck ab, den das Protokoll erfüllen soll. Häufig wird deshalb auch vor Beginn des Gesprächs, der Veranstaltung oder der Sitzung festgelegt,

  • was ins Protokoll aufgenommen werden soll,

  • ob ein Verlaufs- oder ein Ereignisprotokoll angefertigt werden soll,

  • ob darin Beiträge oder Anträge namentlich gekennzeichnet werden sollen,

  • ob und bis wann das Protokoll vor der nächsten Sitzung den Teilnehmern zugehen soll,

  • ob das Protokoll zu Beginn der nächsten Sitzung ggf. verlesen oder per Beschlussfassung mehrheitlich angenommen werden soll.

Ganz allgemein gilt: Wenn ein Protokoll vom Veranstaltungsleiter bzw. der -leiterin und dem Protokollanten unterschrieben ist, gewinnt es den Charakter einer Urkunde

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am:01.08.2017
 

      
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