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• Mitschreiben

Das Ergebnisprotokoll stellt neben dem Verlaufsprotokoll die wohl gebräuchlichste Form des Protokolls dar. (Beispiel)

Das Ergebnisprotokoll legt, wie schon aus seiner Bezeichnung hervorgeht, bei der Niederschrift besonderes Gewicht auf die Dokumentation der Ergebnisse (Entscheidungen, Abstimmungen, Vereinbarungen ...), die bei einem Gespräch (Besprechung, Diskussion, Sitzung, Veranstaltung ...) herausgekommen sind. Es ist daher natürlich auch kürzer als ein Verlaufsprotokoll und eignet sich besonders für längere Gespräche.

Der innere Aufbau und die äußere Form eines Ergebnisprotokolls folgen im Allgemeinen dem, was bei der Schreibform Protokoll auch sonst erwartet wird. (vgl. Formular)

• Im Kopfteil steht die Basisinformation mit ihren verschiedenen Angaben  (Ort, Datum und Zeit, Teilnehmer/-innen, Leiter/-in bzw. die Leiterin,  Anlass, Tagesordnung 

• Im Protokoll i. e. S.  werden die wichtigsten Ergebnisse in der Reihenfolge der behandelten Tagesordnungspunkte dokumentiert. Dabei kann in Ausnahmefällen, wenn ein sachlicher Grund vorliegt, auch einmal von der bloßen Ergebnisdokumentation abgewichen werden. In einem solchen Fall wird beispielsweise ein bestimmter Tagesordnungspunkt, der sich im Gespräch erst als besonders kontrovers herausstellt, in Form einer ausführlichen Niederschrift wie beim Verlaufsprotokoll üblich dokumentiert werden. Die Entscheidung darüber sollte freilich in Abstimmung mit dem Leiter bzw. der Leiterin oder den Teilnehmerinnen und Teilnehmern des Gesprächs erfolgen. (vgl. FAQ 3)
    

  • Anträge werden im Wortlaut festgehalten und gekennzeichnet, Abstimmungsergebnisse mit Ja- und Nein-Stimmen sowie Enthaltungen dokumentiert.
      

• Im Schlussteil wird das Protokoll vom Protokollanten und dem Leiter bzw. der Leiterin des Gesprächs unterzeichnet.

In sprachlich-stilistischer Hinsicht gilt das für alle Protokollarten Gültige. Der geforderten Kürze wegen verlangt ein Ergebnisprotokoll jedoch eine ausgeprägte sprachliche und begriffliche Präzision, die keine unnötige Umschweife zulässt. Die  Niederschrift erfolgt im Allgemeinen in der Zeitform Präsens (Gegenwart), aber auch das Präteritum ist bei einem Ergebnisprotokoll möglich.

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 30.12.2023

 
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