Privater Brief und privater Geschäftsbrief

 
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Merkmale privater Geschäftsbriefe

• regeln "offizielle" Beziehungen zwischen Privatpersonen und Geschäftspartnern, zwischen Kunden und einer Firma etc.

• besitzen einen individuellen Charakter

• haben meist einen aktuellen Anlass

• sind in ihrer äußeren Form mehr oder weniger standardisiert

• müssen bestimmte Mindestinformationen enthalten (allerdings adressatenspezifische Unterschiede)

• haben eine klare Gliederung (Abschnitte)

• sind in einer sachlichen Sprache verfasst

Schriftliche Kommunikation in einem offiziellen Rahmen

Im Zeitalter von SMS, E-Mail und sozialen Netzwerken ist das Schreiben von Briefen deutlich zurückgegangen. Und wie in anderen Fällen, in denen die Entwicklung der Mediengesellschaft sich auf bestimmte Kulturtechniken und Gewohnheiten bei der Kommunikation der Menschen miteinander auswirkt, hat sie auch vor der Briefkultur nicht haltgemacht. Dabei ist der Zauber des privaten Briefeschreibens, wie ihn vor allem das 18. Jahrhundert entfaltete, schon längst verblasst. Die gesellschaftlichen Veränderungen dieses Jahrhunderts nahmen den Menschen zusehends die Gewissheit, dass auf Erden alles nach Gottes Wille geschehe und jeder an dem Platz stehe, der ihm in der göttlichen Ordnung der irdischen Dinge zugewiesen war. Statt sich von der Kanzel sagen zu lassen, wo es lang ging, begannen immer mehr Menschen, die schreiben und lesen gelernt hatten, sich mit anderen über die Dinge des Lebens zu verständigen. Bis ins 18. Jahrhundert gab es kaum, was man in jener Zeit für den Ausdruck gepflegter Briefkultur hält, nämlich vertraute Gespräche zeitversetzt und in Briefform fortzusetzen. Und der Freundschaftskult des 18. Jahrhunderts - nie stand Freundschaft höher im Kurs - tat mit seiner Briefflut ein Übriges dazu, dass man geradezu von einem Briefzeitalter gesprochen hat. Wohlgemerkt: Natürlich gab es auch lange vor der Entdeckung des Briefes für die private Selbstverständigung schon "Geschäftsbriefe", und was sie beinhalten sind Zeugnisse vielfältiger Aktivitäten zwischen Regierungen, Institutionen und Geschäftsleuten, die außer zur Information vor allem zur urkundlichen Dokumentation gedient haben.
Die große Zeit des Privatbriefes ist jedenfalls längst dahin und da hilft auch kein Lamento. Wer die Zeichen der Zeit lesen konnte, dem ist nicht entgangen, dass schon im 19. Jahrhundert das Ende des Briefzeitalters eingeläutet worden ist. (vgl. Stauf 2010) Dabei ist es keineswegs so, dass die neuen Formen der Kommunikation alles das leisten, was dem privaten Brief zukommt. Wer E-Mails statt privater Briefe schreibt, lieber eine SMS versendet oder etwas in einem sozialen Netzwerk postet, dem geht es wahrscheinlich nicht so sehr darum, eine persönliche Aussprache zu suchen oder einen Sachverhalt genau zu erläutern. Hier geht es allem Anschein nach eher um die schnelle Mitteilung, die auch vom Partner weniger eine bedachtsame Antwort als eine umgehende Rückmeldung erheischt. (vgl. Schöttker 2010) Und auch Blogs, die ähnlich wie das private Briefschreiben eine sehr subjektive Ausdrucksform darstellen, orientieren sich eher an einer tagebuchähnlichen Selbstdarstellung als an der Zuwendung zu einem Dialogpartner. (vgl. ebd.) Mit Sicherheit ist das private Briefschreiben auch in der modernen Mediengesellschaft nicht dem vollständigen Untergang geweiht. Wenn heute jeder MMS, Fotos und Videos versendet und versenden kann, könnte vielleicht auch das herkömmliche Schreiben eines Briefs mit Papier und Tinte wieder attraktiver und sogar exklusiver werden und die Handschrift als körperlicher Ausdruck des Menschen, der sie schreibt, einen allgemein hochgeschätzten Grad von Echtheit zurückgewinnen. Was in der privaten und intimen Korrespondenz jedenfalls nicht auszuschließen ist, gilt indessen nicht für die Geschäftskommunikation in der modernen globalisierten Welt. (vgl.  Stauf 2010)

Der private Geschäftsbrief als Gebrauchstext

Private Geschäftsbriefe sind so genannte Gebrauchstexte. Sie dienen bei "geschäftlichen Angelegenheiten" der schriftlichen Kommunikation zwischen Privatpersonen oder zwischen einer Privatperson und einer Institution, einer Körperschaft oder einem Unternehmen in einem offiziellen Rahmen.

Dabei können private Geschäftsbriefe aus ganz unterschiedlichen Gründen geschrieben werden und ganz unterschiedliche Zwecke verfolgen. In der Regel gibt es dabei einen Hauptzweck, der mit dem Brief erreicht werden soll. Damit der private Geschäftsbrief überhaupt erreichen kann, was man mit ihm bezweckt, muss er so gestaltet sein, dass dem Empfänger des Schreibens dies unmissverständlich klar wird. Wer also eine Reklamation an einen Reiseveranstalter schreibt, weil das Urlaubshotel nicht den gebuchten Kategorien entsprochen hat, sollte sein Anliegen ohne Umschweife, aber mit den nötigen Informationen versehen, vorbringen. Vor allem muss der Verfasser eines Geschäftsbriefes ganz deutlich klar machen, was er von seinem Geschäftspartner erwartet.
Das Beispiel zeigt, dass in einem Geschäftsbrief stets Handlungen vollzogen werden, die aufeinander bezogen und ggf. aufeinander abgestimmt sein müssen.
Wer etwas bestellt, muss die entsprechenden Informationen zu dem Produkt genau angeben, wer ein Gerät während der Garantiezeit zurückschickt, muss in seinem Brief den Grund genau angeben und schreiben, was er von dem adressierten Unternehmen erwartet.

Der private Geschäftsbrief ist ein offizieller Brief

Als offizielle Briefe dienen private Geschäftsbriefe nie ausschließlich der Kontaktpflege und heben sich damit grundlegend von Privatbriefen ab.
Beide unterscheiden sich im Allgemeinen in Aufbau, Inhalt und (stilistischer) Form.
Da ein privater Geschäftsbrief verwendet wird, um "offizielle" Beziehungen und "geschäftsmäßige" Sachverhalte zwischen Privatpersonen untereinander oder zwischen Privatpersonen und Unternehmen, Einrichtungen oder Körperschaften zu regeln, muss er auch den Gepflogenheiten bei der Gestaltung entsprechen, wie sie im Geschäftsverkehr üblich sind und gewöhnlich erwartet werden.

• Ein privater Brief kann als Mitteilung an einen oder mehrere Empfänger eigentlich ganz beliebig aussehen. Grundsätzlich betrachtet, braucht ein solcher Brief nicht einmal eine Anrede, eine Unterschrift oder die Angabe des Briefdatums. Natürlich sehen private Briefe an unterschiedliche Leute und mit unterschiedlichen Zwecken auch anders aus. Der Brief an die eigenen Eltern ist eben nicht identisch mit einem Liebesbrief, der Tränen, Lippenabdrücke, Haarlocken und andere "Liebespfänder" aufnehmen kann, um seine Botschaft zu verdeutlichen. Ein privater Brief unterscheidet sich im Allgemeinen auch stilistisch deutlich von einem privaten Geschäftsbrief. Außerdem darf er sein Thema oder oftmals auch seine verschiedenen Themen geradeso entfalten, wie es dem Schreiber/der Schreiberin in den Sinn kommt, ist also bei der Themenbindung und dem Themenverlauf frei und offen. (vgl. Linke/Nussbaumer/Portmann ²1994, S.249)

• Demgegenüber ist der private Geschäftsbrief stark standardisiert. Er muss einfach bestimmte Angaben enthalten und eine bestimmte Form haben, damit er in den Geschäftsverkehr eingeordnet werden kann.
  Das sind z.B. Angaben zu Absender, Empfänger, Briefdatum, Briefzweck (Betreff), Anrede, Schlussformel, Anlagen und Unterschrift.
  Und selbstverständlich gehört zu einem privaten Geschäftsbrief auch ein Schreibstil, der sich von dem rein privater Ausführungen deutlich abhebt. Hier ist Standardsprache nicht Umgangssprache gefragt.

Der Aufgabentyp "Privater Geschäftsbrief" ist heutzutage in verschiedenen Abschlussprüfungen im Fach Deutsch zu finden. In der Kaufmännischen Berufsschule des Landes Baden-Württemberg war er bis 2016/2018 als eigenständige Prüfungsaufgabe Bestandteil der zur Auswahl stehenden Prüfungsaufgaben.

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Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 07.01.2024

 
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