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teachSam-System-Planer:
Arbeits- und Zeitmanagement
Es gibt bestimmte
Angelegenheiten, Aktivitäten und Vorhaben, deren Erledigung an bestimmte
Termine gebunden sind. Der geeignete "Behälter", um solche Daten zu
verwalten, ist der Terminkalender. Eine besondere Art des
Terminkalenders stellt die so genannte
Terminkartei dar.
Was terminlich nicht feststeht, aber baldmöglichst erledigt werden soll,
kommt Im
GTD®-Konzept
auf die
Liste(n) der nächsten Schritte,
was
delegiert worden ist, auf die
Liste "Warten auf".
In den Terminkalender gehören nach
Allen
(2004, S. 61) Erinnerungshilfen drei verschiedener Art hinein:
-
Handlungen, die
von der Uhrzeit abhängen
-
Handlungen, die
von einem Kalendertag abhängen
-
Informationen,
die sich auf einen bestimmten Tag beziehen
Das sind Termine für Meetings, Treffen oder Verabredungen, von der
Projektbesprechung bis zum Zahnarzttermin. Sie müssen in jedem Fall im
Terminkalender festgehalten werden, damit man sie nicht verpasst.
Unter diese Kategorie fallen alle jene Aktivitäten, die irgendwann im
Verlauf eines bestimmten Tages erledigt werden sollen. Ein Terminkalender
sollte daher in der Regel nicht nur uhrzeitspezifische Eintragungen
erlauben, sondern auch eine Rubrik für Aktivitäten enthalten, die im Verlauf
eines Tages erledigt werden sollten.
Im Unterschied zur
Liste der nächsten Schritte
ist der Terminkalender auch der geeignete Ort für Informationen, die
man an einem bestimmten Tag wissen sollte. Unter der Rubrik "Zur
Erinnerung" lassen sich dann z. B. bestimmte Verhaltensvorstellungen für
Verabredungen oder auch Informationen über interessante Ereignisse
allgemeiner Art, z. B. Jahrestage, Geburtstage usw.) stichwortartig
festhalten.
Ganz ausdrücklich spricht sich Allen
(2004, S. 62) im
GTD®-Konzept
dagegen aus, tägliche
To-Do-Listen zu führen.
Dagegen sprechen aus seiner Sicht zwei
Argumente:
-
Das tägliche Neu-Schreiben der
Liste, insbesondere das Übertragen nicht erledigter Angelegenheiten, sei
demoralisierend, vergeude Zeit und entsprich darüber hinaus nicht dem
realen Arbeitsablauf, bei dem aus "taktischen" Erwägungen heraus, solche
Pläne ständig über den Haufen geworfen würden.
-
Tägliche To-Do-Listen
entwerteten sich dazu selbst, weil sie meistens auch Dinge enthielten, die
eben nicht unbedingt an diesem Tag erledigt werden müssten. Dagegen seien
die Einträge in einem Teminkalender eben unantastbar und müssten genau
dann erledigt werden, wenn sie auf dem Plan gerufen würden.
Zu den Informationen, die sich auf einen bestimmten Tag beziehen, gehören
aber auch Erinnerungsvermerke, die zu gegebener Zeit, in jedem Fall noch
rechtzeitig vorher, darauf aufmerksam machen sollen, dass man eine
Angelegenheit an einem bestimmten Tag oder von einem bestimmten Tag an
wieder aufgreifen und gegebenenfalls neu bewerten will. Solche
Erinnerungsvermerke können sich auf alles Mögliche beziehen. Es könnten
-
Auslöser für Projekte
sein, die sie im Augenblick noch nicht "aktiviert" haben und die nach der
Neubewertung an diesem Tag auf die
Projektliste wandern
könnte, wo alle "aktiven" Projekte, Vorhaben also, die sie angehen wollen,
aufgelistet sind.
Konkret könnten dies Erinnerungsvermerke daran sein, dass im Vorfeld
bestimmter Ereignisse (z. B. Schulfest, Jahresausflug,
Betriebsversammlung) noch einiges zu regeln ist oder auch Vermerke für
Geburtstage, Jahrestage, für die noch rechtzeitig etwas besorgt werden
soll.
-
Erinnerungsvermerke für Ereignisse sein, an denen man im Prinzip gerne
teilnehmen würde, im Moment jedoch noch nicht weiß, ob man das
dann auch wirklich kann.
-
Katalysatoren für
Entscheidungen sein, die sie daran erinnern, dass sie eine
bestimmte Entscheidung, nachdem sie sie noch einmal "überschlafen"
haben, treffen müssen. So betont Allen, dass man ruhig beschließen dürfe,
nichts zu beschließen, solange man eine systematische Sicherung dafür
einbaut, dass man sich künftig dieser Entscheidung stellt. (vgl.
Allen
2004, S. 208ff.)
Gert
Egle, zuletzt bearbeitet am:
11.01.2024
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